Je nach Art und Umfang eines gemeldeten Schadens können unterschiedliche Nachweise und Dokumente erforderlich sein, um den Fall vollständig prüfen und bearbeiten zu können.
Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht aller Unterlagen, die im Rahmen einer Schadensbearbeitung bei Cargoboard angefragt werden können – jeweils mit einer kurzen Erklärung, wozu sie benötigt werden und wie Sie diese bereitstellen oder erstellen können.
Bitte beachten Sie: Nicht jeder Schaden erfordert alle hier aufgeführten Dokumente. Welche Nachweise in Ihrem Fall relevant sind, teilen wir Ihnen nach Ihrer Meldung individuell mit.
Schadensrechnung
Alle Informationen zur Schadensrechnung, zum Schadensbetrag und zum Schadensgewicht finden Sie hier: Wie erstelle ich eine Schadensrechnung?
Handelsrechnung einreichen
Die Handelsrechnung belegt den Warenwert der versendeten Güter und dient als Grundlage für die Schadensermittlung.
Warum erforderlich? Zur Bewertung des maximal erstattungsfähigen Betrags.
Woher? Aus Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP-System – bitte als PDF oder Scan hochladen.
Nachweis des Warenwerts
Ein zusätzlicher Beleg, der den tatsächlichen Warenwert der beschädigten Ware untermauert – z. B. durch aktuelle Preislisten oder Marktpreise.
Warum erforderlich? Wenn der Wert von der Handelsrechnung abweicht oder ergänzt werden muss.
Woher? Online-Preise, interne Kalkulationen oder Einkaufsbelege.
Fotos der beschädigten Ware
Bildmaterial hilft dabei, Art und Umfang des Schadens einzuschätzen – idealerweise aus mehreren Perspektiven.
Warum erforderlich? Zur visuellen Dokumentation des Schadens.
Wie erstellen? Mit dem Smartphone – bitte unkomprimiert und gut erkennbar.
Fotos der verwendeten Verpackung
Diese Fotos zeigen, wie die Ware für den Transport gesichert wurde – innen und außen.
Warum erforderlich? Um die Verpackungsqualität und Transportsicherheit zu prüfen.
Wie erstellen? Möglichst vor dem Auspacken aufnehmen – Gesamtansicht und Details.
Nachweis über entstandene Arbeitszeit
Ein Dokument, das belegt, wie viel personeller Aufwand durch den Schaden entstanden ist (z. B. Umpacken, Sortieren).
Warum erforderlich? Zur Erstattung von realen Zusatzkosten.
Wie erstellen? Aufstellung mit Datum, Stunden, Tätigkeit – z. B. in Excel oder als formloses PDF.
Entsorgungsnachweis beschädigter Ware
Ein offizieller Nachweis über die ordnungsgemäße Entsorgung beschädigter Ware.
Warum erforderlich? Nur tatsächlich vernichtete Ware kann vollständig geltend gemacht werden.
Woher? Vom Entsorger oder Wertstoffhof – als Rechnung oder Bestätigung.
Dokumentation einer Reparatur
Rechnung oder Kostenvoranschlag, aus dem Aufwand und Kosten der Instandsetzung hervorgehen.
Warum erforderlich? Nur belegte Reparaturen können berücksichtigt werden.
Woher? Vom Dienstleister, Handwerksbetrieb oder interner Werkstatt – mit Datum und Einzelpositionen.
Beleg über angefallene Verpackungskosten
Quittung oder Rechnung über neues Verpackungsmaterial, das im Zuge der Schadensbehebung verwendet wurde.
Warum erforderlich? Um Mehraufwand und Kosten nachvollziehbar zu belegen.
Woher? Vom Lieferanten für Verpackungsmaterial – als Rechnung oder Bon.
Verlustanzeige des Empfängers
Eine formlose Bestätigung, dass beim Empfänger Teile der Lieferung nicht angekommen sind.
Warum erforderlich? Zur Dokumentation von Fehlmengen.
Wie erstellen? Schriftliche Erklärung mit Datum, Sendungsnummer, fehlender Ware und Unterschrift.
Übersicht der versendeten Artikel (Packliste)
Eine detaillierte Liste der versandten Artikel inkl. Mengen, Artikelnummern und Bezeichnungen.
Warum erforderlich? Zur Abgleichung mit dem tatsächlichen Sendungsinhalt.
Woher? Aus Ihrem Warenwirtschafts- oder Lagersystem.
Nachweis der Warenübernahme (Übernahmebeleg)
Belegt, wann und in welchem Zustand der Empfänger die Ware übernommen hat.
Warum erforderlich? Zur Klärung, ob der Schaden bereits bei Übergabe erkennbar war.
Woher? Vom Transportdienstleister oder als Empfangsbestätigung des Kunden.
Lieferschein zur Sendung
Standardversanddokument mit Angabe von Artikeln, Mengen und Lieferdatum.
Warum erforderlich? Dient als ergänzende Information zu Packliste und Rechnung.
Woher? Aus Ihrem Versand- oder ERP-System – bitte als PDF hochladen.